Der richtige Umgang mit Verzug im Wochenbericht

Auf der Baustelle zählt jeder Tag. Doch wenn eine Verzögerung eintritt, entscheiden oft nicht die Stunden auf der Straße, sondern die Sätze im Wochenbericht. Wer dort pauschal schreibt „Wir sind im Verzug“, kann sich damit später selbst ein Bein stellen. Wer die Verspätung gar nicht erwähnt, verliert Ansprüche.

Der richtige Umgang mit Verzug im Wochenbericht verlangt Fingerspitzengefühl: dokumentieren, was passiert ist – aber nichts vorwegnehmen, was rechtlich noch nicht geklärt ist. Das ist keine Hexerei, sondern eine Frage der richtigen Struktur und Formulierungen.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie Terminabweichungen sauber erfassen, zwischen Fakt und Bewertung trennen und welche häufigen Fehler Sie vermeiden sollten. Besonders im Bauwesen, wo Verzögerungen fast zur Tagesordnung gehören, entscheidet diese Disziplin über Fristverlängerungen und Schadensersatzansprüche.

Terminabweichung ist nicht automatisch rechtlicher Verzug – das müssen Sie wissen

Verzug im Wochenbericht richtig einzuordnen beginnt mit einer klaren Unterscheidung: Jede Verspätung ist erst einmal nur eine Terminabweichung. Rechtlicher Verzug ist etwas anderes. Nach deutschem Recht tritt Schuldnerverzug grundsätzlich erst ein, wenn eine fällige Leistung trotz Mahnung nicht erbracht wird – maßgeblich ist § 286 BGB sowie die vertraglichen Vereinbarungen. Bei einem kalendermäßig bestimmten Termin kann die Mahnung entbehrlich sein.

Warum ist das für Ihren Bericht wichtig? Weil das Wort „Verzug“ eine rechtliche Bewertung enthält. Schreiben Sie „Der Nachunternehmer befindet sich im Verzug“, ohne dass die Voraussetzungen geprüft sind, riskieren Sie zwei Dinge: eine falsche Darstellung, die Ihnen später entgegengehalten wird, und eine Verhärtung der Fronten im Projekt. Umgekehrt gilt: Wer als Auftragnehmer die eigene Verspätung vorschnell als „Verzug“ betitelt, liefert der Gegenseite möglicherweise die Grundlage für Vertragsstrafenforderungen – ein Satz im Bericht kann teurer werden als die Verspätung selbst.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Polier notiert in KW 38, der Trockenbauer „befinde sich mit der Ebene 2 im Verzug“. Tatsächlich war die Planfreigabe des Auftraggebers verspätet – die eigene Terminabweichung wäre also überwiegend fremdverursacht. Im Nachhinein kann der Polier diese Formulierung kaum noch relativieren, denn der Bericht ist schriftlich festgehalten. Hätte er geschrieben „Die Arbeiten Ebene 2 liegen vier Arbeitstage hinter dem Terminplan zurück; Ursache ist die ausstehende Planfreigabe“, hätte er denselben Sachverhalt dokumentiert – ohne sich selbst oder andere vorzeitig festzulegen.

Im Bauvertrag kommen weitere Regelungen hinzu, die die Einordnung prägen:

• vereinbarte Vertrags- und Zwischentermine,
• Bauzeitenpläne und deren Fortschreibungen,
• Mitwirkungspflichten des Auftraggebers,
• Behinderungsanzeigen nach § 6 VOB/B,
• vereinbarte Fristverlängerungen und Vertragsstrafen.

Praxisregel für Ihre nächste Berichterstattung: Prüfen Sie vor dem Schreiben drei Fragen: Liegt überhaupt eine Abweichung vom maßgeblichen (freigegebenen) Terminplan vor? Wer die Abweichung verursacht hat, ist für den Bericht zunächst zweitrangig – entscheidend ist, dass Sie Ursache und Auswirkung neutral benennen. Solange die rechtliche Einordnung nicht durch Vertrag, Gesetz oder Fachabteilung geklärt ist, sprechen Sie von „Rückstand“, „Terminabweichung“ oder „drohender Verzögerung“. Beispiel: Statt „Wir sind im Verzug“ schreiben Sie „Die Montage liegt drei Arbeitstage hinter dem freigegebenen Terminplan zurück.“ Gleicher Sachverhalt – völlig andere Wirkung.

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Was Sie bei einer Verzögerung dokumentieren sollten – die Checkliste

Eine belastbare Dokumentation beantwortet die Fragen, die später ein Schiedsgutachter, ein Gutachter oder die Gegenseite stellen wird. Der richtige Umgang mit Verzug im Wochenbericht heißt: nichts dem Zufall überlassen. Jede Abweichung braucht einen klaren Kontext – sonst bleibt sie eine Behauptung.

Diese Punkte gehören in jeden Verzögerungseintrag:

• Welcher Vorgang ist betroffen und welcher Soll-Termin galt?
• Welcher Ist-Stand wurde erreicht – in Prozent oder Mengen?
• Seit wann und wie groß ist die Abweichung?
• Was ist die konkrete Ursache, und wer kann sie beeinflussen?
• Liegt der Vorgang auf dem kritischen Terminpfad?
• Welche Gegenmaßnahmen laufen, welche Entscheidungen werden benötigt?
• Auf welche förmlichen Schreiben (z. B. Behinderungsanzeige) wird Bezug genommen?

Warum gerade diese sieben Punkte? Weil jeder einzelne später eine typische Angriffsfläche schließt: Ohne Soll-Termin ist die Abweichung nicht messbar, ohne Ursache nicht zuordenbar, ohne Bezug zum kritischen Pfad nicht bewertbar. Ein Gutachter, der Ihre Einträge mit dieser Struktur prüfen kann, wird Ihre Darstellung in der Regel übernehmen – genau das ist der Beweiswert eines guten Wochenberichts.

So sieht eine gute Formulierung in der Praxis aus:

„Laut freigegebenem Terminplan sollte die Montage am 18. September abgeschlossen sein. Zum Berichtsstichtag sind 70 Prozent der Arbeiten ausgeführt. Ursache ist nach derzeitiger Bewertung die seit 12. September ausstehende Planfreigabe. Die nachfolgende Inbetriebnahme kann sich um voraussichtlich vier Arbeitstage verschieben. Eine Behinderungsanzeige wurde mit Schreiben B-017 versandt. Zur Begrenzung der Auswirkungen werden vorziehbare Arbeiten im Bereich Nord ausgeführt.“

Beachten Sie die Sprache: „nach derzeitiger Bewertung“, „voraussichtlich“. Damit bleiben Sie sachlich und verpflichten sich auf nichts, was Sie noch nicht wissen. Diese Formulierung ist konkret, prüfbar und vermeidet jede Schuldzuweisung. Mein praktischer Tipp: Speichern Sie sich dieses Muster als Textbaustein in Ihrer Berichtsvorlage und ergänzen Sie jede Woche nur die konkreten Werte – so entsteht in zwei Minuten ein Eintrag, der auch nach drei Jahren im Streitfall noch trägt.

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Fakten, Bewertungen und Prognosen sauber trennen – so geht’s

Der Wochenbericht ist kein rechtliches Gutachten, sondern eine zeitnahe Bestandsaufnahme. Deshalb sollte der richtige Umgang mit Verzug im Wochenbericht immer drei Ebenen unterscheiden: festgestellte Tatsachen, vorläufige Einschätzungen und Terminprognosen. Wer diese Ebenen vermischt, verwässert den Beweiswert des gesamten Berichts – denn im Streitfall wird jeder unsauber vermischte Satz gegen den ganzen Bericht verwendet. Der Grund liegt in der Beweislogik: Ein Gericht oder Gutachter prüft Ihren Bericht nicht darauf, was Sie „im Ergebnis richtig gemeint“ haben, sondern darauf, ob die einzelnen Aussagen zum damaligen Zeitpunkt belegbar waren. Eine einzige behauptete Tatsache, die sich später als falsch erweist, genügt der Gegenseite, um am gesamten Dokument zu zweifeln – und damit auch an den Einträgen, die korrekt waren. Das ist der eigentliche Tradeoff dieser Disziplin: Wer vorsichtig formuliert, gibt etwas Prägnanz auf, gewinnt aber dafür, dass seine Dokumentation auch dann noch trägt, wenn einzelne Prognosen nicht eintreffen.

Drei Beispiele zeigen den Unterschied zwischen den Ebenen:

• Tatsache: „Die Planfreigabe lag dem Auftragnehmer am Berichtsstichtag nicht vor.“ – Das lässt sich am Posteingang prüfen.
• Vorläufige Einschätzung: „Nach derzeitiger Bewertung ist die ausstehende Planfreigabe ursächlich für den Rückstand.“ – Eine Zuordnung, die sich mit neuem Sachverstand noch ändern kann.
• Prognose: „Der Endtermin verschiebt sich voraussichtlich um fünf Arbeitstage.“ – Eine Voraussage über die Zukunft, die von vielen Annahmen abhängt.

Warum die Kennzeichnung so wichtig ist: Der Lieferant sagt am Telefon zu, die fehlenden Stahlträger „nächste Woche“ zu liefern. Fakt ist allein das Telefonat am konkreten Datum. Die Lieferung selbst ist eine Angabe eines Dritten – und die sollte auch so gekennzeichnet werden: „gemäß Mitteilung des Lieferanten vom 19. September“. Der Unterschied ist erheblich: Wenn die Träger dann doch erst drei Wochen später kommen, hat Ihre Dokumentation trotzdem Bestand – Sie haben nichts behauptet, was nicht eingetreten ist, sondern nur zitiert. Genau diese Unsicherheit der Zukunft ist der Grund, warum sauberes Trennen kein Formalismus, sondern Selbstschutz ist.

Geeignete Formulierungen für unsichere Angaben sind:

• „nach aktueller Prüfung“
• „voraussichtlich“
• „gemäß Mitteilung des Nachunternehmers“
• „eine abschließende Bewertung steht aus“

Problematisch sind dagegen pauschale Aussagen wie „Der Auftraggeber ist schuld“ oder „Der Nachunternehmer ist im Verzug“. Ohne gesicherte Grundlage sind solche Sätze riskant – und für die Projektsteuerung bringen sie nichts. Kein Terminplaner kann mit einem Schuldvorwurf den kritischen Pfad neu berechnen. Praktische Denkregel für den Bericht: Schreiben Sie immer so, dass der betroffene Unternehmer – ob Auftraggeber oder Nachunternehmer – den Bericht lesen könnte, ohne dass die Zusammenarbeit darunter leidet. Gelingt das, ist Ihr Ton richtig.

Ein weiterer Punkt wird oft übersehen: der Berichtsstichtag. Später eingetretene Erkenntnisse dürfen nicht rückwirkend dargestellt werden, als seien sie am Stichtag bekannt gewesen. Das hätte eine unangenehme Konsequenz: Würden Sie es tun, könnte die Gegenseite den gesamten Bericht als unglaubwürdig einstufen – ein Risiko, das in keinem Verhältnis zum Nutzen steht. Ein typisches Szenario: Der Nachunternehmer bestätigt am 18. September mündlich, den Rückstand bis Monatsende aufzuholen. Am 25. September rudert er zurück. Wer in KW 38 geschrieben hat „Rückstand wird bis 30.09. aufgeholt“, hat eine falsche Tatsache behauptet. Wer geschrieben hat „NU kündigt mündlich Aufholung bis 30.09. an (Gespräch 18.09.)“, hat nur ein Telefonat dokumentiert, das tatsächlich stattfand. Korrekturen gehören ohnehin transparent in einen Folgebericht – etwa: „Korrektur zum Wochenbericht KW 37: Die dort genannte Lieferzusage wurde am 20. September vom Lieferanten widerrufen.“ Eine nachvollziehbare Versionsführung erhöht den Beweiswert Ihrer Dokumentation erheblich.

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Soll-Ist-Vergleich so darstellen, dass jeder ihn sofort versteht

Der Soll-Ist-Vergleich ist das Herzstück jedes Verzögerungskapitels. Eine kompakte Tabelle sagt mehr als drei Absätze Fließtext – und sie lässt sich später prüfen. Der richtige Umgang mit Verzug im Wochenbericht zeigt sich daran, ob ein Fremder Ihren Bericht ohne Rückfragen versteht.

So sieht eine aussagekräftige Tabelle aus:

Warum eine Tabelle statt Fließtext? Weil Zahlen in einem Absatz leicht überlesen oder uminterpretiert werden, in einer Tabelle aber eindeutig nebeneinander stehen. Für den Gutachter später ist die Tabelle eine abprüfbare Matrix, für Ihren Projektleiter ein Steuerungsinstrument – dieselbe Darstellung erfüllt beide Zwecke gleichzeitig.

Neben Prozentwerten sollten Sie prüfbare Mengen, konkrete Termine und Planreferenzen nennen – etwa „Bauzeitenplan Stand 05.09., Version 3, Vorgang 4.2.1“. Formulierungen wie „Arbeiten laufen schlecht“ sind zu unbestimmt – sie geben weder dem Projektleiter noch später einem Gutachter etwas Greifbares.

Ein weiterer Punkt: Ursache und Auswirkung nicht vermischen. Die bloße Existenz eines Problems beweist nicht, dass es den Endtermin verschiebt. Eine verspätete Einzelleistung mit Puffer bleibt folgenlos, während eine kurze Störung am kritischen Pfad das gesamte Projekt gefährdet. Ein Beispiel: Drei Tage verspätete Fliesenarbeiten im Erdgeschoss mit zwei Wochen Puffer sind ärgerlich, aber terminlich folgenlos. Drei Tage verspätete Kranabnahme vor der Fassadenmontage können den Endtermin um Wochen verschieben, weil alle Folgewarten blockiert sind. Genau diesen Zusammenhang sollten Sie erläutern: Welcher Vorgang, welches Ereignis, welche Terminfolge. Damit geben Sie dem Leser eine Entscheidungsgrundlage – er sieht sofort, wo Prioritäten gesetzt werden müssen.

Denken Sie an die Belege: freigegebener Terminplan, Tagesberichte, Besprechungsprotokolle, Lieferscheine, Fotos mit Datum und Standort, Wetterdaten. Fotos sollten beschriftet und räumlich zugeordnet sein. Wer hier sauber arbeitet, muss später nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren – und Erinnerungen von Zeugen nach drei Jahren Bauzeit sind vor Gericht bekanntlich das schwächste Beweismittel überhaupt.

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Gegenmaßnahmen festhalten – und keine unbeabsichtigten Anerkenntnisse setzen

Ein Wochenbericht, der nur Probleme auflistet, ist eine Zahlensammlung. Ein guter Bericht zeigt auch die Reaktion. Der richtige Umgang mit Verzug im Wochenbericht heißt immer: dokumentieren, was Sie gegen die Verzögerung unternehmen. Das stärkt Ihre Position und treibt das Projekt voran. Der Grund: Wer im Streitfall zeigen kann, dass er frühzeitig gegengesteuert hat, wirkt glaubwürdig und kann sich auf die Schadensminderungspflicht berufen – wer nur klagt, ohne zu handeln, dem wird später vorgehalten, die Auswirkungen selbst vergrößert zu haben.

Mögliche Gegenmaßnahmen, die in den Bericht gehören:

• Umplanung der Arbeitsreihenfolge,
• Vorziehen nicht betroffener Leistungen,
• zusätzliche Arbeitskräfte oder Geräte,
• Mehrschicht- oder Wochenendarbeit,
• alternative Lieferanten oder Teilfreigaben,
• aktualisierte Terminprognose.

Halten Sie dabei immer fest, ob eine Maßnahme beschlossen, nur vorgeschlagen oder noch freizugeben ist – und wer die Kosten trägt. Der Unterschied ist wirtschaftlich entscheidend: Ein beschlossenes „Mehrschichtarbeit ab KW 41“ ohne Kostenklärung kann später als stillschweigende Zustimmung zur Eigenübernahme der Mehrkosten gelesen werden. Zusätzliche Leistungen und Kosten sollten deshalb nie stillschweigend übernommen werden. Bei Beschleunigungsmaßnahmen empfiehlt sich eine vorherige vertragliche Klärung – sonst tragen Sie am Ende die Kosten für die Eile anderer.

Ein konkretes Beispiel: Der Nachunternehmer bremst, der Endtermin steht. Statt pauschal zu schreiben „Wir beschleunigen die Arbeiten“, besser: „Vorschlag: Vorziehen der Elektro-Vorinstallation auf Ebene 3 (beschlossen, Bauherr informiert 19.09.); Zusatzkräfte für Trockenbau (vorgeschlagen, Entscheidung Auftraggeber bis 24.09. erforderlich). Kostenfolgen werden separat geprüft.“ So weiß jeder Beteiligte, was gilt, was offen ist und wer entscheidet.

Ebenso wichtig: Vermeiden Sie Formulierungen, die später als Eingeständnis gelesen werden können. Problematisch sind zum Beispiel:

• „Wir haben den Rückstand verursacht.“
• „Wir holen die Verzögerung kostenneutral auf.“
• „Der neue Termin wird garantiert eingehalten.“

Warum sind diese Sätze gefährlich? Der erste kann als Schuldanerkenntnis gewertet werden, der zweite als Verzicht auf Mehrvergütung, der dritte als Zusage, auf deren Nichteinhaltung Vertragsstrafen oder Schadensersatz gestützt werden kann. Besser ist eine präzise, vorläufige Darstellung: „Die Terminfolgen werden derzeit anhand des aktualisierten Bauablaufs geprüft. Vertragliche Rechte und Ansprüche bleiben vorbehalten.“ Aber Achtung: Ein pauschaler Vorbehalt ersetzt keine konkrete Anzeige oder Anspruchsbegründung nach dem Vertrag.

Der Wochenbericht ersetzt keine förmliche Anzeige – dieser Fehler kostet Geld

Der häufigste und teuerste Fehler im Umgang mit Verzug im Wochenbericht ist die Annahme, die Erwähnung einer Behinderung im Bericht erfülle automatisch alle vertraglichen Anzeige- und Hinweispflichten. Das ist nicht verlässlich. Je nach Vertrag können gesondert erforderlich sein: Behinderungsanzeige nach § 6 VOB/B, Bedenkenanzeige, Mahnung oder Fristsetzung, Inverzugsetzung, Mehrkostenanzeige oder die Anzeige einer drohenden Terminüberschreitung. Der Hintergrund: § 6 VOB/B verlangt, dass der Auftragnehmer den Auftraggeber auf die Behinderung und ihre Folgen erkennbar hinweist – ein Eintrag zwischen Fortschrittszahlen und Wetternotizen erfüllt diese Anforderung regelmäßig nicht. Die Ausführungsfrist verlängert sich dann nicht, und die Mehrkosten sind weg.

Stellen Sie sich den Wochenbericht als Logbuch vor: Er hält fest, was war. Die förmlichen Schreiben sind die Steuerimpulse, die rechtliche Wirkungen auslösen. Wer beides vermischt, fährt mit abgeschnürtem Ruder – er dokumentiert fleißig, setzt aber keine Fristen in Gang und verliert so Tag für Tag Ansprüche.

Praxisgerecht geht es so:

1. Verzögerung erkennen und im Wochenbericht sachlich dokumentieren.
2. Prüfen, welche vertraglichen Anzeigepflichten ausgelöst werden – am besten mit einer kurzen Checkliste im Projektteam: Wer ist betroffen? Welche Frist läuft? Wer versendet?
3. Förmliches Schreiben separat über den vertraglich vorgesehenen Kommunikationsweg versenden.
4. Im Wochenbericht mit Datum und Referenz auf das Schreiben verweisen (z. B. „Behinderungsanzeige vom 14.09., Aktenzeichen B-017“).

Ein konkretes Beispiel für Schritt 2: Die Planfreigabe des Auftraggebers ist seit zwei Wochen ausstehend. Sofort prüfen: Liegt eine Behinderung nach § 6 Abs. 1 VOB/B vor? Dann Behinderungsanzeige mit Angabe der betroffenen Vorgänge und voraussichtlichen Auswirkungen versenden – nicht erst im nächsten Wochenbericht erwähnen und abwarten. Wer hier eine Woche zögert, riskiert, dass ihm die verspätete Anzeige später als Mitverschulden angelastet wird.

Ein weiterer Klassiker: Der Auftraggeber bestätigt den Wochenbericht nicht. Das ändert nichts an Ihrer Pflicht, den Bericht nachweisbar und fristgerecht zu übermitteln. Eine fehlende Bestätigung bedeutet weder Zustimmung noch Ablehnung – weshalb rechtserhebliche Erklärungen immer separat gehen sollten. Und falls Sie Schweigen als Zustimmung werten wollen: Ohne besondere vertragliche Grundlage sollten Sie davon nicht ausgehen. Denken Sie auch an die Aufbewahrung – mindestens entsprechend den vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen, bei möglichen Streitigkeiten revisionssicher.

Häufige Fragen

Muss jede Verzögerung im Wochenbericht erscheinen?

Relevante tatsächliche oder drohende Abweichungen gehören zeitnah in den Bericht. Kleinere Abweichungen sind besonders wichtig, wenn sie sich wiederholen, Puffer verbrauchen oder Folgearbeiten beeinflussen können. Eine einmalige minimale Verschiebung mit ausreichend Puffer können Sie knapp halten – ganz weglassen sollten Sie sie aber nur, wenn sie nachweislich folgenlos bleibt.

Wann darf im Wochenbericht von „Verzug“ gesprochen werden?

Erst wenn die rechtlichen Voraussetzungen geprüft wurden – insbesondere die Regelungen in § 286 BGB sowie die vertraglichen Vereinbarungen. Für die laufende Projektdokumentation sind neutrale Begriffe wie „Rückstand“ oder „Terminabweichung“ meist die bessere Wahl. Im Zweifel sollte die rechtliche Einordnung durch die kaufmännische oder juristische Fachabteilung erfolgen.

Reicht der Wochenbericht als Behinderungsanzeige nach § 6 VOB/B?

Nein, darauf sollten Sie sich nicht verlassen. Eine Behinderungsanzeige muss klar erkennen lassen, wodurch die Leistung behindert wird und welche Auswirkungen drohen – und sie sollte gesondert über den vertraglich vorgesehenen Kommunikationsweg erfolgen. Im Wochenbericht verweisen Sie dann mit Datum und Referenz auf das Schreiben.

Muss die genaue Dauer einer Verzögerung sofort angegeben werden?

Nein, solange sie nicht zuverlässig bestimmbar ist. Geben Sie eine vorläufige Einschätzung mit Ihren Annahmen an und aktualisieren Sie diese in den Folgeberichten. Wichtig ist, dass die Schätzung als solche erkennbar ist – etwa durch Formulierungen wie „voraussichtlich“ oder „nach aktueller Prüfung“.

Darf ein Wochenbericht nachträglich geändert werden?

Ja, aber nur transparent. Originalversion, Änderungsdatum, Änderungsgrund und verantwortliche Person sollten nachvollziehbar bleiben – etwa als kenntlich gemachte Korrektur im Folgebericht. Räumliche und zeitliche Zuordnung von Fotos und Anhängen bleibt dabei erhalten. So erhalten Sie den Beweiswert Ihrer gesamten Dokumentation.

Sollten Verantwortliche für Verzögerungen namentlich genannt werden?

Primär sollten Rollen, Unternehmen, Vorgänge und vertragliche Zuständigkeiten dokumentiert werden – etwa „ausstehende Planfreigabe des Auftraggebers seit 12.09.“. Personenbezogene Schuldzuweisungen sind meist unnötig und können Datenschutz- oder Konfliktrisiken erhöhen. Zudem vermischt eine Schuldzuweisung die Ursachendokumentation mit einer rechtlichen Bewertung, die oft noch gar nicht getroffen ist.

Unser Fazit

Der richtige Umgang mit Verzug im Wochenbericht lässt sich in einem Satz zusammenfassen: messbar machen, sauber trennen, förmlich absichern. Ihr Bericht dokumentiert den damaligen Kenntnisstand – mit Zahlen, Ursachen und Maßnahmen. Die rechtliche Bewertung und die förmlichen Anzeigen laufen getrennt davon, über die im Vertrag vorgesehenen Wege.

Wenn Sie das nächste Mal eine Terminabweichung im Bericht festhalten, fragen Sie sich: Kann ein Außenstehender nachvollziehen, was passiert ist, warum und was Sie dagegen tun – ohne dass Sie eine Schuldfrage vorwegnehmen? Wenn ja, ist Ihr Wochenbericht das, was er sein soll: ein Steuerungsinstrument heute und ein Beweismittel morgen.